Har du noen gang laget en prosjektplan som ikke har latt seg gjennomføre?
Om du ikke har så mye erfaring med å planlegge et prosjekt, er det ikke alltid lett å vite hva som skal til for at planen blir god og gjennomførbar. Ved hjelp av enkle tips sikrer du at den blir et effektivt verktøy gjennom hele prosessen.
Hva er egentlig en prosjektplan, og hva bør den inneholde?
En prosjektplan forteller oss hvordan og når konkrete mål skal oppnås. Den skal også inneholde en oversikt over planlagte ressurser, kostnader og aktiviteter i forbindelse med prosjektet. Prosjektplanen er et nødvendig og viktig grunnlag for å lykkes med prosjektet.
For å lage en god plan er det viktig å:
- Definere konkrete mål
Hvorfor og hvordan skal prosjektet gjennomføres? Hva ønsker du å oppnå med prosjektet? For at et prosjekt skal ha livets rett må det oppnå en effekt eller realisere en gevinst, enten det er i form av et ferdig produkt, bygg, en forbedring eller en effektivisering. Din jobb er å definere denne verdien, og hvordan dere skal gå frem for å skape den. - Gjennomføre alternativvurderinger og velge riktig prosjekt
Hvilket prosjekt lønner det seg å gå for? Vi må identifisere det beste konseptet for å løse problemstillingen – altså må vi definere riktig prosjekt definert ut fra undersøkelser og utredninger av faktorer som marked, behov, muligheter og lønnsomhet. - Definere konkrete resultatmål for prosjektet
For å komme frem til konkrete resultatmål for prosjektet du velger, er du nødt til å svare på tre spørsmål: Hva skal leveres? Når skal det leveres? Til hvilken pris? Sørg for at disse målene er kjent innad i prosjektet, slik at alle drar mot samme mål.
Kommuniser planen til alle i prosjektet, og be om innspill
Som prosjektleder er du ansvarlig for prosjektplanen, men det betyr ikke at du skal holde den for deg selv. Tvert imot, la gjerne de som skal jobbe med prosjektet føle et eierskap til planen. Da blir ansvarsfordelingen tydelig, og det blir enklere for alle å forholde seg til både planen og hverandre. I tillegg får du mulighet til å se prosjektet med nye øyne, som kan gi lys til mulige problemer og løsninger som du kanskje ikke selv har tenkt på.
4 tips som sikrer en vellykket prosjektplan
1. Hold et kick-off-møte
Et kick-off er en formell markering av at et prosjekt er i gang. Dette er en svært effektiv metode for oppstart av et prosjekt og for å føre alle involverte sammen.
Her vil de involverte bli kjent med hverandre og etablere tillit til ledelsen, samtidig som de får en innføring i prosjektet.
Hensikten med en kick-off-samling er å
- Sørge for at teamet blir kjent med hverandre
- Etablere en felles forståelse for bakgrunnen, målet, mandatet og leveransene i prosjektet
- Etablere felles forståelse for roller og ansvar, samt kommunikasjonslinjer
- Etablere felles forståelse for risiko og muligheter
- Involvere teamet i planen for gjennomføring
- Diskutere uklarheter, avklare eventuelle misforståelser
- Informere om gjeldende prosjektmodell, samt interne prosedyrer og rutiner
2. Hvem skal gjøre hva? – definer ansvar
Uansett hvor stort eller lite prosjektet er, er det flere personer involvert i det. Det er viktig å definere roller og ansvar tidlig i prosessen for at disse skal jobbe godt sammen. Sørg for at disse definisjonene er klare, og kommuniser ansvarsfordelingen godt innad i prosjektorganisasjonen. Tydelige roller er en sentral suksessfaktor i prosjekter, og man kan ikke lykkes om ikke menneskene som er involvert kjenner sin rolle og sitt ansvar.
LES OGSÅ: Slik bør prosjekter organiseres
3. Bli enige om hvordan dere skal jobbe for å levere delmålene
Prosjektet kan brytes opp i delmål og tilhørende oppgaver. Lag en WBS/prosjektnedbryting, hvor hver boks har en ansvarlig. La de som er ansvarlige for boksen selv planlegge hvordan de skal levere.
4. Hvem skal rapportere til hvem? Hvordan og hvor ofte skal det rapporteres?
Kommunikasjon er viktig i ethvert prosjekt. Som prosjektleder er du ansvarlig for at denne flyter godt. Ta en titt på blogginnlegget vårt om god kommunikasjon i prosjekter for å få med deg noen konkrete tips.
Det er helt normalt å ta noen skritt tilbake underveis i prosessen. De fleste prosjektledere må gå flere runder før prosjektplanen er i boks.
Flere tips og teknikker rundt planlegging kan du finne i vårt minikurs i planlegging. Kurset Effektiv prosjektplanlegging retter seg mot deg som er involvert i prosjekter og prosjektarbeid og som trenger en rask introduksjon i prosjektplanlegging.
LES OGSÅ: "Hvorfor er planlegging i prosjekter viktig" og "Prosjektplanlegging steg for steg"
