Gode prosjektledere vokser ikke på trær. Noen inntar lederrollen helt naturlig, mens andre trenger litt lenger tid før de er blant de beste. Hva må være på plass for at du som prosjektleder skal lykkes gang på gang, selv i de mest krevende prosjektene?
En dyktig prosjektleder er viktig for at prosjektet skal lykkes. Ifølge PMI’s Pulse of the Profession er over 10 % av alle investeringer i prosjekter bortkastet grunnet dårlig gjennomføring. Gode prosjektledere utgjør altså en forskjell, men hva er det som skiller de beste fra de nest beste og hvilke egenskaper har de? Nedenfor har vi listet opp noe av det som går igjen hos prosjektleder-eliten og som skiller de beste prosjektlederne fra resten.
1. Naturlig autoritet
Gode prosjektledere trenger ikke late som - de vet hva de vil og er ikke redd for å gi uttrykk for dette. De fremstår som tydelige, men optimistiske ledere som evner å se prosjektet fra flere sider. Gode prosjektledere gir av seg selv for å skape en felles visjon for alle som arbeider med prosjektet.
Sørg for at du har nok myndighet og ager deretter
Ifølge en undersøkelse i boken Alpha Project Managers som er basert på svarene fra 860 erfarne prosjektledere, er innstilling og ansvarsfølelse et viktig karaktertrekk ved gode prosjektledere. De beste prosjektlederne forutsetter at de har tilstrekkelig myndighet, føler eierskap til sitt prosjekt og jobber deretter.
2. Organisert og ryddig
Denne er ganske åpenbar, og er sannsynligvis blant de mest fremtredende karaktertrekkene du finner hos flinke prosjektledere. De fleste prosjekter har ofte en lang liste over ting som må gjøres. Evnen til å holde fokus når listen blir lengre er en utfordring alle prosjektledere vil støte på. Da gjelder det å ha tydelige mål og en klar plan for hvordan disse skal nåes.
Utform derfor en prosjektplan, og forhold deg til den. En god prosjektleder bruker tilstrekkelig tid på planlegging. Prosjektlederne som deltok i undersøkelsen fra Alpha Project Managers oppga at de brukte omtrent dobbelt så lang tid på planlegging (21 % av prosjektets levetid) som de øvrige (11 %).
LES OGSÅ: Slik lager du en enkel prosjektplan
3. Takler stress
Prosjekter som ikke leveres i tide, budsjetter som ikke stemmer og umotiverte medarbeidere. Ikke alle takler de fysiske og psykiske påkjenningene som en prosjektlederrolle kan føre med seg. Mye kan skje i løpet av et prosjekt, og selv ikke en erfaren leder kan spå alt som vil skje i fremtiden. En god prosjektleder derimot, vil klare å holde hodet kaldt og se løsninger snarere enn problemer.
4. Kommuniserer godt
Kommunikasjon er alfa og omega for å få prosjektet vel i havn. Dyktige prosjektledere har innsett at en effektiv og hyppig bruk av e-post, møter og statusrapporter er veien å gå for å kommunisere godt med prosjekteier, kunder og medarbeidere.
Gode prosjektledere utarbeider ikke bare interessentanalyser og kommunikasjonsplaner, de gjennomfører dem også. De leter proaktivt etter informasjon og anser det som deres fremste oppgave å sørge for at alle til enhver tid er informert.
LES OGSÅ: 4 tips til god kommunikasjon i prosjekter.
En god prosjektleder er også bevisst sin lederstil, og tilpasser seg situasjonen
Mange prosjektledere behersker de «harde disiplinene» i prosjektledelse som planlegging og risikostyring, men er ikke alltid like gode på ledelse. Evne til å lede er det som skiller de beste prosjektlederne og de øvrige. For å utvikle deg som leder må du være bevisst på din egen ledelsesstil og kommunikasjonsstil – og jobbe for å forbedre deg.
Du kan være en erfaren og kompetent prosjektleder, men uten evnen til å tilpasse deg og lytte til andre, kommer du ingen vei. Gode prosjektledere er i stand til å tilpasse sin egen adferd til prosjektet, kolleger og mål, og kommuniserer godt med sine samarbeidspartnere.
LES OGSÅ: Vet du egentlig hvordan du påvirker de du leder?
5. Villige og opptatte av forbedring
Gode prosjektledere bygger nødvendig kompetanse for å styre et prosjekt. Fokuser hele tiden på hva du kan gjøre bedre. De beste bruker mindre tid på å flotte seg med gode resultater og mer tid på å diskutere hva som kunne vært gjort bedre.
Del erfaring og bygg gode relasjoner
Erfaringsutveksling er viktig for å lykkes med prosjekter. Ha gjerne en mentor og vær en mentor for de mindre erfarne. Det å ha noen å diskutere med og reflektere sammen med gir deg et verdifullt perspektiv som du kan bruke til kontinuerlig forbedring. Fokuser på å bygge opp og vedlikeholde gode relasjoner. Gode prosjektledere vet at de ikke kan lykkes alene.
Formaliser kompetansen din
De beste prosjektlederne jobber hele tiden målrettet mot å utvikle sin egen kompetanse og bygge en karrierevei innen prosjektledelse. Ved å formalisere kunnskapen vil du oppnå en enda større trygghet i rollen som prosjektleder. En sertifisering eller et studie i prosjektledelse vil gi deg det kvalitetsstempelet du trenger samtidig som det er en formell anerkjennelse av kompetansen din.
En komplett prosjektleder utvikles ikke over en dag. Det krever tid og erfaring. Det er likevel et skritt i riktig retning å være bevisst på de avgjørende karaktertrekkene slik at du kan jobbe målrettet mot dem.
6. Til slutt, dyktige prosjektledere gleder seg til å dra på jobb
Disse lederne ser på prosjektarbeid som en spennende og lærerik utfordring. For at prosjektet skal bli en suksess, er det viktig å ha godt humør og tro på at jobben du gjør er viktig.
LES OGSÅ: 5 kontrollspørsmål før du tar jobben som prosjektleder
